Derfor bør du investere i prosjektlederen

En prosjektleder må evne å ha fokus på de riktige tingene. Kunden får best resultat når prosjektleder bruker de riktige verktøyene og har den riktige tankegangen. For å definere en god prosjektleder liker jeg å sammenligne rollen med en kjøkkensjef. En god kjøkkensjef er kjent for å ha en «mise en place», oversatt fra fransk betyr dette «alt på plass». Så hvorfor sammenligne kjøkkensjargong med prosjektledelse? Jo, fordi hvert prosjekt og hver kunde krever at du har alle komponentene på plass, til riktig tid. Først da har du større sjanse til å levere prosjektet til den tiden som er forventet at ting skal være ferdig. Man må ha alt på plass i forkant av prosjektet, underveis og helt til prosjektet er i havn og levert. Først da får man fornøyde kunder og tilliten til oss som byrå øker.

Derfor skal man investere i prosjektledertimer

Er du kunde og leser dette, spør deg selv hvorfor du bør takke ja til prosjektledelse fra leverandør. Vel, du kan spørre deg selv om du ville takket ja til et bord på en restaurant du har ønsket å besøke lenge, men som du oppdaget stod uten kjøkkensjef. Hvem skal da sørge for at kveldens måltid leveres i tide og i henhold til dine forventninger? Så, hvilken restaurant velger du? Den med en god kjøkkensjef som har orden på sakene sine, eller den som du mistenker aldri klarer å levere og du forlater sulten og misfornøyd etter besøket?

10 tips til god prosjektledelse

Under har vi noen innspill som kan hjelpe på veien om du jobber med prosjektledelse, og noen gode råd å få med seg om du er kunde og trenger rådgivning og prosjektledelse.

Identifiser målet: Det er viktig å kartlegge kundens behov og mål for prosjektet, samt være med å skape realistiske forventninger. Ingen kunder er like, men det er din jobb å sørge for at man finner en felles forståelse og enighet før man setter i gang. Når du har oversikt over kundens forventninger og mål om sluttresultat, er det enklere for deg å sette sammen de ulike komponentene på riktig måte for å skape et godt resultat.

Lytt til kunden: Har kunden alltid rett? Nei, vil jeg svare, men man må evne å gi gode begrunnelser og finne den beste løsningen for kunden samtidig som at man skal lytte. En felle mange går i er ”ja, jeg hører hva du sier, men vi vet best så vi gjør det likevel”-holdning. Legg fra deg denne og lag en plan sammen med kunden basert på dine egne og dine kollegers erfaringer og råd.

God beskrivelse av detaljer og kravspekk: Kartlegg elementene som skal med i prosjektet og kvalitetssikre dem. Litt som kjøkkensjefens tilgang til råvarene: De har alle en funksjon og skal utnyttes på en bestemt måte for å få mest mulig ut av dem. Litt som en meny du komponerer. Visse elementer må med, og glemmer du noe er det ikke sikkert du får den kvaliteten på sluttproduktet som du ønsker.

Å kunne forutsi det uforutsigbare: Man må gi rom for at det skjer uforutsette ting, og ikke alt er lett å kunne forutsi. Men summen av erfaringer fra andre prosjekter og kollegers opplevelser gir deg en sjette sans for å kunne forutsi det uforutsigbare. For du vet det vil inntreffe. Du vet bare ikke når. Det du uansett bør vite er at når dette inntreffer så skal de involverte i prosjektet ha beskjed. Det handler vel så mye om kommunikasjon som å være fleksibel. En god prosjektleder er i forkant av ting, uavhengig om det er for kunde eller egne kolleger som er involvert i prosjektet.

Ting på rett plass til rett tid: Har du alt på plass, til rett tid har du allerede alle forutsetningene for at prosjektet lykkes. Det handler om å forberede mest mulig slik at alle involverte opplever at man har en plan med alt man gjør, i tillegg som man sparer tid og blir mer effektive. Det handler tross alt om å få varene levert i tide. Å spare kolleger for ekstra arbeid og kunden for ekstra frustrasjon er en balansekunst, men det er din jobb å mestre dette. Oppskriften for å lykkes er å lage en oversiktlig prosjektplan med en reell tidslinje.

Ha oversikt og behold roen: Er du opptatt av detaljer kan dette være en fordel, men bruker du for mye tid på detaljene i et prosjekt er det ofte lett å glemme de overordnede linjene. Oversikt er et nøkkelord i denne sammenhengen. Som prosjektleder er det din oppgave å ha en overordnet forståelse for de ulike delene av et prosjekt, og dine kollegers fagområde. Dette betyr ikke at man skal løse kollegenes arbeid, snarere å sørge for at alle leverer det de skal. Ved å ha oversikt over oppgaver og hva de innebærer uten å bruke tid på alle detaljene innenfor hvert fokusområde, er det lettere å beholde roen og styringen.

Kommunikasjon ikke bare internt: Det enkleste er ofte det vanskeligste. Å kommunisere ting ut til kunden kan virke som en selvfølge, men viktigheten av å opprettholde en god dialog med kunden og være litt i forkant er undervurdert. En kunde skal ikke være den som må spørre byrået ditt eller prosjektleder om ting de burde vært informert om i forkant.

Endringer: En kunde forventer at du tar initiativ til nye ting og kommuniserer endringer før de i det hele tatt rekker å stille deg spørsmålet. Presenterer du en meny for en gjest forventer gjesten å kunne få bestille det du viser frem. Da nytter det ikke å forlate bordet for så å komme tilbake etter fem minutter og fortelle gjesten at ”ja, forresten – i dag har vi kun to av fem ting på menyen”. Og det som verre er. Du unnlater å fortelle om manglene før man forventer å få det servert. Da blir det plutselig litt vanskeligere å forklare hvorfor man unnlot å kommunisere det på et tidligere tidspunkt.

Ryddighet: Å være ryddig og ikke være redd for å stille krav til omgivelsene, hverken kunde eller egne kolleger, bør være på dagsordenen til en god prosjektleder. Jo flere kokker, jo mere søl sier ordtaket. Da er det viktig at du som prosjektleder tar på deg kokkehatten og tar det fulle og hele ansvaret. For er ikke du ryddig, kan du heller ikke forvente at andre er det.

Tidsrammer: Ingen vil spise på en restaurant om de vet de får maten servert tre timer for sent. Dette gir misfornøyde kunder og frustrerte kolleger. Så hold deg til tidsrammene. En god venn av meg sa en gang: Det er som med familie og god mat. Alt stinker etter fem dager. Så sørg for at ting blir levert i tide og du får fornøyde folk rundt deg.