Hva er et webinar – og hvordan kommer du i gang?

I disse dager står landet samlet for å hindre smitte av koronavirus. Alle har et kollektivt ansvar for å bidra, noe som innebærer at svært mange nå har flyttet kontoret sitt hjem. Likevel er det viktig at hjulene i Norge holdes i gang. Når de fleste må holde seg hjemme, er det viktig å holde kontakten på andre måter. I interaksjon med andre finner vi bedre løsninger, føler oss sett og hørt, og kjenner på et samhold – selv på avstand.

Å legge til rette for digital samhandling med kollegaer og kunder vil være nødvendig nå og i tiden fremover. Heldigvis er vi godt rustet med teknologi som gjør det mulig for oss å treffes digitalt. Webinarer er en av dem. 

Hva er et webinar?  

Webinarer er i utgangspunktet live streaming der du deltar på et møte i sanntid med andre. Det gjør det mulig å interagere direkte både med foredragsholderen og de andre deltakere. Denne ressursen er viktig både for å opprettholde interne møter, og for å holde presentasjoner og møter for kundene til bedriften deres. I praksis innebærer et webinar at deltakerne kan se hva som skjer på foredragsholderens skjerm, samtidig som foredragsholderen gir en muntlig presentasjon. Det blir samtidig mer og mer vanlig å gjøre opptak av webinarer, slik at de kan legges på nettsiden og være en ressurs for bedriften også i ettertid. Webinarer er uansett en effektiv ressurs for å samle mennesker som jobber langt unna hverandre. Webinarer har i tillegg en annen stor fordel: De kan generere svært gode leads. 

I denne artikkelen vil vi hjelpe deg å komme i gang med webinaret. Hvordan webinaret skaper gode leads, og hvorfor det er en god ressurs for markedsføringen til bedriften deres, kan du lese mer om i innlegget under:

Slik kommer du i gang med webinaret

Om du har lyst til å prøve deg på et webinar, kan du i korte trekk følge disse seks stegene:

1. Planlegg en presentasjon av temaet du skal snakke om.
2. Velg et verktøy for webinaret.
3. Sett opp presentasjonen du skal holde, for eksempel i PowerPoint eller Keynote.
4. Planlegg tid for webinaret.
5. Promoter lenken til webinaret til målgruppen.
6. Følg opp deltakerne i ettertid.

Hvilken webinarløsning passer for meg?

Flere bedrifter bruker allerede software som har webinar som funksjon. Det kan være lurt å ta seg tid til å bli kjent med hvordan webinar-funksjonen dere allerede har fungerer. Kanskje er det en annen løsning som i stedet er optimal for akkurat dere.

Trenger du en ny løsning? Da er det lurt å gjøre litt research før du bestemmer deg. Tek.no har nylig gjort en test av noen få webinar-løsninger, og kårer Zoom til vinneren. Vår samarbeidspartner HubSpot bruker ClickMeeting, GoToWebinar og Zoom som eksempler. Før du bestemmer deg for hvilket verktøy du skal bruke, er det verdt å reflektere over hvor mange deltakere som skal være med. Trenger bedriften verktøyet kun til internbruk, eller skal det nå ut til tusenvis av mennesker i større markedsføringskampanjer?

Planlegg innholdet i webinaret

De færreste liker møter som drar ut i tid og ikke har et konkret mål. For å sikre at webinaret går sømløst, er det viktig å tenke gjennom hvordan selve presentasjonen eller møtet skal foregå. Hvilke mål og forventninger har du å forholde deg til? Hvor lenge skal det vare? Trenger du en presentasjon, eller er webinaret en diskusjon eller et internt møte? Hvis du skal bruke en visuell presentasjon er det viktig at den er pen og oversiktlig. Unngå for mye tekst på hver side. Mennesker husker ofte bilder og video bedre enn ord. Kan du inkludere noe grafikk eller noe visuelt som understreker poengene dine? Vit hvem du snakker til, og planlegg innholdet deretter. Legg til rette for at møtedeltakerne har anledning til å stille spørsmål underveis eller etter webinaret.

Sørg for tilgang og oppmøte på webinaret

Vær sikker på at menneskene du skal snakke med vet når og hvor de finner webinaret ditt. Egne ansatte kan enkelt få tilgang via en invitasjon på mail eller andre kanaler for internkommunikasjon. For å tiltrekke kunder og leads kan det være lurt å sette opp en landingsside der folk kan registrere seg. Slik kan du registrere leads som er interessert i det du har å tilby. Følg deretter opp med en tilpasset mail som inviterer menneskene inn til webinaret. Send også en link til webinaret en time før det starter, slik at det er «top of mind» hos deltakerne. Deltakerne bør også følges opp i ettertid, slik at de føler seg sett og verdsatt.

For økt rekkevidde kan webinaret i tillegg promoteres på sosiale medier og i søkemotorene.

Sørg for god lyd- og bildekvalitet

For å holde fokus i et webinar er det viktig med god lyd, og et godt bilde dersom dere skal se ansiktene til hverandre. Sørg derfor for å teste lyd og bilde før du setter i gang, slik at dette ikke blir et forstyrrende element under presentasjonen. For den som skal holde presentasjonen kan det være en god idé å bruke kablet internett, slik at linjen er mer stabil.

For god lyd kan man bruke en ekstern mikrofon, og man bør hindre sjenerende bakgrunnsstøy. I et webinar, som i et vanlig møte, er det viktig at folk ikke snakker i munnen på hverandre. Alle, med unntak av personen som snakker, bør derfor sette mikrofonen sin på lydløs frem til du skal si noe selv. Da blir lyden bedre, du får ingen forstyrrelser, og opptaket av webinaret blir bedre (dersom det tas opp). For å sikre godt bilde bør du ha ansiktet mot lyskilder. Sett gjerne opp en ekstra lampe ved behov.

Hvordan deler jeg skjermen i et webinar?

Så – dere sitter på hvert deres kontor, og du skal vise noe fra din egen skjerm. Skjermdeling gjør at alle kan se skjermen din på sin maskin. De ulike webinar-løsningene lar deg dele skjermen med et skjermdelingsikon. Her får du muligheten til å velge om du vil dele hele skjermen, en del av den eller et vindu i nettleseren. Med skjermdeling kan du presentere slides live med deltakerne dine mens du prater. Ofte er det enklest å dele en presentasjon i PDF-format.

Det vil være noe ulik fremgangsmåte for skjermdeling for ulike løsninger, men prinsippet er likt. Bli kjent med programmet, finn funksjonen som tilbyr skjermdeling, og test løsningen med en kollega i første omgang. Du vil da se hvor enkelt det er å bytte mellom ulike visningsmodus, og du vil føle deg tryggere i rollen som foredragsholder i et webinar. Sett alltid på skjermdeling før du går live, slik at presentasjonen går sømløst.

Slik skaper webinarer leads

Webinarer vil være en smart ressurs i markedsføringen, uavhengig av om bedriften må kommunisere med folk på avstand eller ikke. Men tiden vi er inne i nå gjør at flere enn før har behov for å mestre løsninger for digitale møter. Grip muligheten til å lære noe nytt, og utvikle bedriften i digital retning! Flere bedrifter er vant til å arrangere frokostseminarer og sosiale sammenkomster for å dele kunnskap og treffe potensielle kunder. Webinarer kan brukes til det samme, men har endra bedre treffsikkerhet for leads.  Ifølge InsideSales.com sier 73 prosent av markeds- og salgssjefer at webinarer er en av de beste måtene å skape gode leads på.  Kort summert handler det om at:

1. Et påmeldingsskjema til webinarer skaffer leads som er interessert i det du vil formidle. Det gir deg muligheten til å følge dem opp med relevant innhold.
2. Webinarer engasjerer og lar deg bli bedre kjent med potensielle kunder. Menneskene som deltar blir også mer personlig kjent med deg og din bedrift.
3. Du kan sikre oppfølging av deltakerne i etterkant, slik at leadsene beveger seg enda høyere opp i salgstrakten.
4. Du kan inkludere webinaret i et lengre markedsføringløp.

Er du fortsatt usikker på hvordan din bedrift på mest mulig måte kan tilrettelegge for kommunikasjon på digitale møteplasser? Ta kontakt med oss for en hyggelig og uforpliktende prat.