Slik river du kommunikasjonssiloer!

De klassiske siloene eksisterer ikke bare på tvers av enheter og divisjoner, men også kommunikasjonsmessig mot virksomhetens målgrupper. Vi opplever for ofte at ulike enheter i virksomheter utvikler budskap og innhold for hver målgruppe, som at internkommunikasjon beskriver det nye produktet på sin måte, mens marketing utvikler andre formuleringer til sine målgrupper og salg har sin vri på hva de kommuniserer. Resultatet er dobbeltarbeid og at budskap spriker og varierer. Dessverre ser man også tilfeller der eksterne målgrupper får nyheter levert før egne ansatte og nærmeste partnere.

Samhandling

Store som små, alle har siloer – også vi i Iteo til tider. Løsningen er å jobbe med internkultur, samhandling og sikre at informasjon deles. Mantraet om at god internkommunikasjon gir god eksternkommunikasjon har sjeldent vært mer gjeldende. I mange virksomheter, flere enn man tror, er ikke kommunikasjons-, markeds- og salgsavdelinger tilstrekkelig samkjørt. Jeg vil ikke gå så langt som å si at den ene hånda ikke vet hva den andre gjør, men mange er skyldige i å kaste bort verdifull tid fordi man ikke snakker sammen. Når stadig større investeringer legges i innholdsmarkedsføring er det avgjørende at man forstår at content marketing ikke er noe nytt. Det handler om å lage budskap og historier som skal fortelles og deles, det nye er hvem som er avsender og hvordan innholdet distribueres. Les mer i denne bloggposten om intern- og endringskommunikasjon eller denne om våre beste råd til innholdsmarkedsføring.

5 råd til enklere og bedre kommunikasjon

For å sikre at organisasjonen jobber smartere med markedskommunikasjon kan forhåpentligvis disse Rådene gi inspirasjon:

1. Ledelse og gode planer: Kun sterke og tydelige ledere kan rive siloer. Endring må starte på toppen og forventningene må være klart kommunisert. Man må skape en organisasjonskultur der man ønsker å hjelpe hverandre for virksomhetens beste og for at den enkelte skal utvikles faglig. Man bør sette sammen team og grupper som tilfører hverandre noe der man får en sunn dynamikk fordi man trekker på hverandre styrker. Vanligvis er beste løsning å utnevne disse gruppene fremfor at de formes på egne initiativ. Det er viktig at man har med ansatte fra flest mulig avdelinger og at alle kjenner forventningene til ledelsen. Gruppene bør ha et tydelig mandat og en frist på leveranser innen gitte frister.
2. Budskapsdokument: For å sikre at riktig budskap kommuniseres mot alle målgrupper bør man ha et ledelsesgodkjent dokument med hovedbudskapene man ønsker kommunisert internt og eksternt. Dette dokumentet bør inneholde spissede budskap mot ulike målgrupper. Som oftest er 70-90 prosent av budskapet det samme uansett målgruppe. Om man har ferdige budskap for hver satsning/produkt/tjeneste/initiativ vil man fort oppleve at det kreves kun ørsmå justeringer for å skreddersy innholdet til unike behov. Man vil spare enormt med tid om man får en kultur for dette.
3. Gode gjenbruksplaner: Når budskapsdokumentet foreligger bør man ha en sjekkliste som ivaretar at de viktigste målgruppene informeres til riktig tid, og av rett person. Om man systematisk gjenbruker budskap og innhold vil man fort innse de mange fordelene.
4. Eksterne blikk: Om man skal bli bedre må man tørre å la utenforstående få innblikk. Dette kan like gjerne være en kollega fra en annen avdeling som eksterne konsulenter. Om man deler data på tvers av avdelinger øker man innsikten til den enkelte og forståelsen for fellesskapet. Kunnskap er som kjent makt. Arbeidstagere lykkes best når de er informert og oppdatert.
5. Delings- og samhandlingsplattform: For å lykkes må man endre holdninger. Deretter må man ha verktøy for å samhandle på tvers. Delingsplattform er sentralt. Det finnes enormt med gode teknologiløsninger tilpasset formålet, og alle de største it-tilbyderne satser enormt med ressurser på løsninger som bedrer samhandlingen i og utenfor virksomheter. Mange av disse har store likhetstrekk med de sosiale mediene man bruker privat, og man vil si at slike plattformer smelter sammen med e-postsystemer og kan brukes på alle skjermer – også den nye smarte klokka.