I en artikkel publisert i mai i år, deler Gartner gode råd til hvordan prosjektleder og -eier kan bruke en ti-trinns prosess for å redde store prosjekter eller programmer som ikke går som forventet. Det er ofte mange grunner til at ting må reddes. Det kan være snakk om interessekoblinger, begrensninger i ressurser, overdrevne forsinkelser og kostnader som overstiger budsjett. Uavhengig av årsaken er det veldig nyttig å ha en prosess på plass som beskriver hva som må gjøres, hvordan og når.

En av de som kjenner seg igjen i mye av det Gartner beskriver, er Ralf Jørgensen. Han jobber som prosjektleder for softwareprosjekter hos Epinova. I følge ham beskriver Gartner redningsoperasjoner for store fossefallsprosjekter, noe han mener er en litt avleggs måte å gjennomføre prosjekter på.

– Gjennomføring av fossefallsprosjekter kan fort bety at utviklingsteam jobber med funksjonalitet som ble definert for flere år tilbake. Mye kan ha skjedd fra endringene ble definert til de faktisk realiseres. Utvikling innen software i Norge i dag er dominert av smidig systemutvikling der kontinuerlige leveranser er modellen, forteller Jørgensen.

Hele nøkkelen til gjennomføring

Ifølge den erfarne prosjektlederen er selve forarbeidet ved oppstart av et program eller et prosjekt, helt avgjørende for hvor lett det er å hente inn et kullseilt prosjekt. I tillegg er forankring av tydelige kvantifiserte mål og klare gevinstmål, veldig nyttig. Spesielt når det kommer til spørsmål som:

• Har prosjektet livets rett?
• Kan scope endres?
• Kan tidsplaner forlenges?
• Kan leveransene deles inn i faser?

Jørgensen påpeker at stadig flere utviklingsteam i dag leverer funksjonalitet som settes i produksjon daglig. En oppgave er nemlig ikke fullført før den er satt i produksjon.

– Modellen heter «Continous delivery». Store leveranser deles inn i mindre leveranser som skjer på daglig basis, eller i det minste hver 14. dag, fortsetter han.

Konsekvensene for store prosjekter er at dette reduserer risikoen for leveransene. Forretningen kan endre prioriteringene kontinuerlig, basert på erfaring rundt funksjonalitet i produksjon, ute i den virkelige verden.

– Risikoen reduseres fordi en får rask tilbakemelding fra omverdenen og kan stoppe eller endre kurs, om en ser at forventet gevinst ikke realiseres eller at kostnadene blir for store, forteller Jørgensen.

Trinn 1: Stopp arbeidet

Gartner mener at det å sette en stopper for tidsbruk og kostnader på et stort prosjekt eller program, er lettere sagt enn gjort. Planlegging av redningsarbeid kan vare i uker og forstyrre tid allokert til dyktige ressurser. Det er lett å slutte å kjøpe maskin- og programvarer, men mye vanskeligere å bryte opp et team av mennesker. Er verdifulle og produktive omplasseringer tilgjengelig? Hvor lang tid vil det ta før teamet kan settes sammen igjen?

Er alle aspekter av prosjektet i en slik tilstand at arbeidet ikke kan fortsette? Spørsmålet er i følge Jørgensen, om ting har fått skure og gå i lang tid uten at noe er validert, slik at alt arbeid må stoppes.

– Som oftest er ikke dette tilfelle. Dersom styringsgruppene har gjort jobben sin og jevnlig fulgt prosjektet eller programmet knyttet til til tid, kvalitet og kost, vil faresignalene plukkes opp slik at en redning av – eller rydding i prosjektet kan gjennomføres uten at alt må stoppes.

Trinn 2: Snakk med alle

Snakk med alle større interessenter eller deres representanter (vanligvis færre enn ti personer). Garanter anonymitet for å oppmuntre til ærlige vurderinger av problemer og utfordringer. Det er viktig at interessentene vurderer både politikk og kultur, og at en samler alle tilbakemeldinger om hva en anser som tillatte og levedyktige utfall av en redningsaksjon.

– Kommunikasjon er kritisk i alle prosjekter. Interessentene eller representantene må føle at de blir involvert, hørt og forstått, sier Jørgensen.

Han mener at det også er viktig å snakke med de som skal bruke programvaren. Er det kunder, interne brukere eller en bransje? Man må uansett forstå behovene til sluttbruker.

– Se etter avvik mellom interessenters behov og behovene til faktiske brukere. Det er viktig at man sikrer at eventuelle avvik adresseres og håndteres. Prosjektet kan aldri klare å lage en løsning som vil dekke et slik avvik, er rådet fra Jørgensen.

Trinn 3: Sett grenser

Definer hva som har gått galt. Hvor går grensen for kostnader og investeringer som skal til for å redde prosjektet eller programmet man er ansvarlig for? Ikke alle prosjekter eller programmer kan reddes, så sørg for å ha en avtale med interessenter om når du skal slutte å prøve.

Jørgensen mener at dersom man skal lykkes med prosjekter, er det kritisk at man definerer hva som hadde vært fint å få til.

– Bryt det opp i mindre deler for å se på hva som bør leveres først og hva som bør leveres til slutt. Dersom en konsekvent gjør denne øvelsen vil en se at det som faktisk er viktig, er en langt mindre del av totalen. Alle prosjekter kan nedskaleres og likevel levere på det som er kritisk.

Trinn 4: Finn hovedårsaken

Gartner mener at interessenter vanligvis identifiserer flere problemer, for eksempel «høy kompleksitet» eller «uklare mål». Dette gir ofte ulike typer svar fordi de mangler et helhetlig objektivt bilde, som er nødvendig for å løse problemene effektivt. Prøv med stadig mer detaljerte spørsmål som avslører spesifikke detaljer. En teknikk som brukes til denne typen spørsmål er «de fem hvorfor-ene».

For eksempel: Bilen din starter ikke.

Hvorfor 1: Batteriet er dødt

Hvorfor 2: Dynamoen fungerer ikke

Hvorfor 3:  Viftereimen er ødelagt

Hvorfor 4: Viftrereimen skulle vært skiftet ut for lenge siden

Hvorfor 5: Kjøretøyet ble ikke vedlikeholdt i henhold til anbefalt serviceplan (hovedårsaken)

Jørgensen mener at dette er en fin modell for å finne hovedårsaken, men at det aldri er for sent å kvantifisere målene i prosjektet og dermed kunne gjøre de målbare. Slik mener han at det vil være mulig å angi en grad av måloppnåelse, og at dette også danner grunnlaget for en felles forståelse for mål og hva som skal til for å realisere dem.

Trinn 5: Vurder risikoen

Hvis leveransen har vært mislykket så langt er det en risiko for at årsakene ikke er adresserbare, og det er derfor ikke lurt å forsøke å redde den. Videre kan nye risikoer bli signifikante i redningsprosessen. Identifiser ulike risikoer som er tilstede i en redningsaksjon, og ha en plan for å legge en demper på dem. Viktige risikoområder inkluderer blant annet kompleksitet, teknologi, det operasjonelle, eksterne faktorer, hvordan man er organisert, tidsplan og økonomi.

Smidig systemutvikling er en veldig god måte å avdekke problemer knyttet til manglende leveranser.

Det vil også gi en tidlig indikasjon på kompleksitet. Reduser risiko ved å snu prosjektet til en smidig gjennomføring, er Jørgensens anbefaling.

Trinn 6: Forbered deg på «krig»

Forbered deg på å møte viktige interessenter og beslutningstakere for å legge en handlingsplan. Dette inkluderer:

• Opprette en tidsbestemt agenda på forhånd
• Oppfordre til innspill og tilbakemelding fra alle som vil være til stede
• Bygge et samarbeidsprosjekt for å dele informasjon, og oppmuntre til forberedelse og diskusjon før arbeidsmøtet begynner
• Forberede alt materiale og ha all informasjon klar til å støtte diskusjoner og analyser med fakta og statistikk

I tillegg til rådene fra Gartner, er det i følge Jørgensen viktig å være ærlig, tydelig og klar.

–  Det viktigste av alt er kanskje at man er ydmyk og har en evne til å sette seg inn i situasjonen til de du snakker med, påpeker han.

Trinn 7: Engasjer interessentene på nytt

Når alle forberedelsene er gjort bør du samle nøkkelsponsorer, interessenter og beslutningstakere i et rom, helst ansikt til ansikt. Jobb dere gjennom ulike forberedte scenarier og bli enige om hva som er neste trinn. Dette arbeidsmøtet er ikke en økt for å finne feil eller et sted å stille nye spørsmål. Det er opp til sesjonens leder – ofte prosjektleder – å forhindre slik avsporing og å holde diskusjoner på rett spor. De viktigste spørsmålene som skal besvares er:

• Er businesscasen fortsatt gyldig dersom vi tar hensyn til redningskostnadene?
• Hvis ikke, er det et nytt behov som rettferdiggjør redningen?

Å legge ned prosjektet eller programmet skal alltid være et alternativ på dette stadiet.

Trinn 8: Fremdriftsplan

Selv om beslutningen er å legge ned prosjektet eller programmet, vil det være nødvendig med betydelig oppfølging etter arbeidsmøtet. Forutsatt at arbeidsmøtet har engasjert sentrale interessenter på ny med en endret plan, er det på tide å ta med andre deltakere for å fatte noen endelige beslutninger om neste trinn. Det er ekstremt viktig å fullføre beslutninger så raskt som mulig – helst innen en dag.

Trinn 9: Fordel ansvar

Hvis prosjektet eller programmet har stått på vent en stund, kan det hende at noen ressurser ikke lenger er tilgjengelige og må byttes ut. Der prioriteringer og planer har endret seg fra mislykkede iterasjoner (å repetere en prosess med det formål å nærme seg et mål eller et resultat), er det viktig at enkeltpersoner og lag bekrefter sitt ansvar for den nye veien fremover.

I følge Jørgensen er motivasjonen for arbeidet hele nøkkelen til veien videre. Han mener at den viktigste jobben til en prosjektleder i denne fasen, er å skape motivasjon og trygghet hos teamene slik at de fungerer godt. 

Trinn 10: Skap nye forventninger

Med redningsaksjonen i gang og viktige interesseansvar bekreftet (eller bekreftet på ny), er det på tide å kommunisere endringer i profilen, formen og størrelsen til det nye prosjektet utover kjerneteamet. Understrek forventede resultater og den strategiske justeringen, og forklar tydelig forandringene i endringene som er gjort. Selv om kommunikasjonen tilsier at tilbakemeldinger er velkomne, bør det være klart at den nye kursen er satt og at prosjektet fortsetter videre.

Jørgensen mener at problemene som prosjektet har havnet i, ofte har en kjerne i kulturelle problemer i linjeorganisasjonen.

– Sentrale ressurser må svare til flere ledere både i og utenfor prosjektet. Det kan ofte oppstå detaljbudsjettering som ikke håndterer en foranderlig verden.

Han mener også det er kritisk å unngå at prosjektet fortsetter i det samme sporet som ledet til krisen i utgangspunktet.

– Uklare mål må konkretiseres, kompleksitet må avklares, samarbeidsproblemer må løses og man må allokere ressurser som det er behov for og som det er avtalt, avslutter prosjektlederen fra Epinova.

– Jeg tror mange virksomheter føler at de selv sitter på mye kunnskap og historier som burde vært fortalt, men som forblir tause. Det vi har gjort er å dele av den enorme ekspertisen her på huset. Selvfølgelig med leseren i sentrum – vi opplyser, underholder og engasjerer personer i målgruppen, smiler markedssjef Marianne Johannessen i Eiendomshuset Malling & Co.

Malling & Co er Norges eldste og største rådgiver innen næringseiendom. Virksomheten bistår sine kunder med hele tjenestespekteret, fra kjøp og salg, til analyser og forvaltning av næringseiendom. I mars 2017 startet Eiendomshuset å samarbeide med det prisbelønte markedskommunikasjonsbyrået Iteo.

– Vi har sett en markant økning i trafikken til vår hjemmeside, og vi har økt antallet som følger oss via nyhetsbrev og i sosiale medier. Det er givende å se at kunder som har signert med oss i nyere tid har lest tips og historier på vår hjemmeside før de kontakter oss, sier Marianne Johannessen.

Godt innhold bygger tillit

– Vi benytter oss av innholdsmarkedsføring for å styrke merkevaren vår og bygge tillit gjennom å synliggjøre den enorme ekspertisen Malling & Co innehar. Målbarheten i HubSpot gjør at vi ser hva som fungerer og hva som ikke fungerer, slik at vi kan optimalisere innholdet på en helt annen måte enn hva andre systemer tillater, forklarer Johannessen.

HubSpot er en kombinert salgs- og markedsføringsplattform der innhold kan tilpasses ulike kundesegmenter og tidligere manuelle prosesser kan automatiseres, som eksempelvis oppfølging på e-post.

– Relevante leads registrerer seg på vår hjemmeside for å motta informasjon fra oss. Det viser at innholdet vi lager er av verdi for målgruppen, sier Johannessen, og påpeker igjen viktigheten av å sette målgruppen i sentrum:

– Folk ser lett gjennom «salgs-tekster» med flotte adjektiver og superlativer, og finner disse naturligvis lite troverdig. Vi produserer innhold med et genuint ønske om å hjelpe og opplyse. Tillit er en forutsetning for at noen skal kjøpe våre tjenester, forklarer markedssjefen.

Over 1000 nedlastinger av e-bok

Fem kampanjer har blitt gjennomført siden starten av samarbeidet med Iteo. Tre større kampanjer om eiendomsutvikling, eiendomsinvesteringer og analyse og verdivurdering gir særlig gode resultater.

– Eiendomsutvikling rører ved mange dimensjoner innen næringseiendom. Ved å vise frem denne delen av virksomheten klarer vi å synliggjøre bredden og ekspertisen i vår tjenesteportefølje. Det går rett inn i vårt kjernebudskap, sier Johannessen.

Iteo bistod Malling & Co med produksjon av et større kampanjemateriale og spredning av innhold i ulike kanaler. Inkludert i dette var blant annet en rekke bloggposter, en veiledning til eiendomsutvikling i form av en E-bok, aktualitetssaker og optimalisering av videomateriale, samt betalt annonsering hos Estate – Norges største nyhetskilde innen eiendom.

– Vår e-bok om eiendomsinvesteringer er lastet ned av over 1000 mennesker. Å lese en e-bok krever mye tid og oppmerksomhet fra målgruppen, og har derfor stor påvirkning for hvordan vi blir oppfattet, sier Johannessen som mener flere bedrifter burde produsere eget innhold.

Klikk her for å besøke Eiendomshuset Malling & Co sitt digitale kunnskapsbibliotek

Søker du på nettet etter ”Hva er native advertising”, får du opp en rekke forklaringer. Kortversjonen av alle definisjonene er imidlertid at native advertising er nettartikler som i form og utrykk ser ut som vanlig redaksjonelt innhold, men som egentlig er betalt av en annonsør. Innholdet er utformet for å være nyttig, relevant og verdifullt for mottakeren. Det eneste som viser at det ikke er vanlig redaksjonelt innhold, er en liten merkelapp øverst som sier ”annonse” eller ”annonsørinnhold”.

Oppmerksomhet rundt trefiberisolasjon

Som en del av en større kjennskapskampanje for Hunton rundt trefiberisolasjon i 2017, ønsket vi å nå fagfolk i byggebransjen. Derfor valgte vi å bruke annonsørinnhold på bygg.no. Her publiserte vi fire forskjellige kundehistorier med private og profesjonelle ”ambassadører” som forteller om deres erfaringer med – og anbefaling av trefiberisolasjon. Artiklene linket inn til kampanjesiden anbefaltav.no, der leserne kunne lese flere ambassadørhistorier og lære mer om egenskapene og fordelene til trefiberisolasjon. Alle annonsene lå ute i en uke hver. Dette resulterte i mellom 1400 og 3500 sidevisninger per artikkel, og en lesetid på mellom hele fem og syv minutter. Mange klikket seg også videre inn på kampanjesiden der de kunne lese mer om trefiberisolasjon. Dette tydet på at innholdet traff målgruppen godt.

Stor respons for tre IT-kunder

For tre IT-kunder, med Buypass i front, kjørte vi høsten 2017 en kampanje over fire uker i Kommunal Rapport. Hensikten var å synliggjøre smart teknologi som fjernet behovet for passord, samtidig som sikkerheten økte betydelig. Innholdet ble produsert som fire artikler der vi først pekte på problemet, og i påfølgende artikler belyste løsningen på tre ulike måter. Målet var å invitere kommunale beslutningstagere til et gratis webinar. Virkemidlene i kampanjen var bruk av blogg, nyhetsbrev, PR, landingssider, Facebook-annonsering og native advertising på Kommunal Rapport. Vi tok også i bruk et påmeldingsskjema via Hubspot for å kunne måle antall leads.

På annonsørinnholdet fikk de tre IT-kundene tilsammen 4052 unike lesere, der alle var i målgruppen, og 934 brukere besøkte kampanjelandingssiden deres. I tillegg ble det et presseoppslag basert på annonseinnholdet, og 23 påmeldte kommuner på webinaret. Kortsiktig avkastning på investeringen (løse estimater) ble på hele 670 prosent.

Løfter frem kundenes suksesshistorier

Et annet godt eksempel er NTI som utvikler og leverer totalløsninger for høyteknologiske miljøer innen bygg, design, industri og produktutvikling. På deres vei mot å etablere en ledende posisjon i dette markedet, har den mest effektfulle metoden vist seg å være annonsørinnhold på bygg.no og TU.no.

– Vi har blant annet publisert suksesshistorier om norske virksomheter som har tatt i bruk digitale løsninger og ligger foran på teknologifronten. Her sier vi nesten ingenting om at vi har vært partner, men løfter isteden frem kundene og fokuserer på løsningene, mulighetene og verdiene, forteller Halvor Jensen, administrerende direktør i NTI.

Hver enkelt artikkel har fått mellom 3000 og 20 000 visninger, og lesetiden ligger på to til fem minutter. Etter å ha synliggjort hvem de er og deres kompetanse på en litt annerledes måte ved bruk av annonsørinnhold, opplever NTI også en betydelig større tilstedeværelse i markedet. Selskapet får nå henvendelser fra bygg- og anleggsnæringen og blir invitert til å delta i interne møter, holde foredrag på ulike eventer, messer, konferanser og andre fora de ikke hadde tilgang til tidligere.

Tar opplæringsansvar

Til slutt har vi et eksempel med Onsagers, som jobber med å sikre og styrke bedrifters konkurransefortrinn, primært gjennom å legge en IP-strategi for beskyttelse og forvaltning av deres immaterielle rettigheter, som forøvrig utgjør opp til 90% av verdiene i norske kunnskapsbedrifter i dag. Selskapet har nå gjennom tre år publisert gode og troverdige kundehistorier som «annonsørinnhold» på TU.no.

– Vi ønsker å dele relevant og nyttig kunnskap med TU sine lesere. Vi har tung ingeniørkunnskap i bedriften som jobber med mange spennende kunder. Ved å dele deres historier kan vi lære markedet om våre tjenester på en troverdig og spennende måte, uten at vi trenger å ha «salgspitch» i teksten, sier Axel Krabberød, leder for markedsstrategi i Onsagers.

Denne type kunnskapsdeling har vist seg å engasjere TUs lesere. Flere av Onsagers artikler har faktisk blitt lest oftere enn de redaksjonelle sakene på nettsiden. Et eksempel er deres siste sak om Yamaha som har kjøpt flere patenter på en trehjuling fra Hokksund. Til sammen har artikkelen fått over 20 000 visninger og en gjennomsnittlig lesetid på over fire minutter. Og til tross for at den ble publisert i februar, leses den fortsatt fire måneder etterpå (meget bra longtail). Axel mener at det å benytte native advertising med deres format som kunnskapsdeling, har vært med å gi Onsagers kunder som er ute etter et langsiktig kundeforhold.

Verdens største nettverk for B2B-markedsførere, BBN, fortsetter å vokse.

Kunder av et byrå som er med i BBN-nettverket får dermed nyte godt av viktig kunnskap, lang erfaring og robuste verktøy samlet inn fra ledende eksperter på digital markedskommunikasjon. Nå styrker BBN tilstedeværelsen i Amerika, Sveits, Japan og Danmark.

• INL har base i Genève, og er et av Sveits ledende byråer. På kundelisten har de både B2B og B2C-selskaper, vi kan nevne blant annet Medtronic, Nestle, Givaudan, P&G, COTY and Dentsply Seron.
• Inc. Magazine har kåret MarketLogic til å være en av de raskest voksende små bedriftene i USA tre år på rad. Gjennom bred kompetanse og strategisk tilnærming har byrået hjulpet bedrifter i Latin-Amerika og Karibia siden 2000.
• 95 prosent av danske Cylindr sin virksomhet er internasjonal. Det prisvinnende København-byråets største styrke er strategisk markedskommunikasjon, og kundene er hovedsakelig danske selskaper med tilstedeværelse i utlandet, eller internasjonale selskap med danske interesser.
• B2B-byrået ImpactM gir BBN fotfeste i Japan. ImpactM befinner seg i Tokyo, og ble etablert som et kanalmarkedsføringsbyrå for IBM i 2010. 90 prosent av byråets kunder er B2B, og inkluderer blant annet IT- giganten Microsoft. ImpactM holdt nylig et innlegg om hvordan selskap bygger egne medier i B2B-sektoren, på en av Japans største globale markedskommunikasjons-konferanse.

– For Iteo er det veldig spennende å få nye samarbeidspartnere med verdifull kompetanse i markeder over hele verden. Byråene bidrar med lokal kunnskap og innsikt som våre kunder kan dra nytte av, sier Stein Arne Gausen, partneransvarlig for BBN i Iteo.

INL, MarketLogic, Cylindr og ImpactM slutter seg til byrånettverket av over 1000 B2B-spesialister, som bistår 300 større kunder innen 23 ulike B2B-segment. BBN har kjernekompetanse innen globale og lokale merkevarestrategier, kommunikasjonsplaner, kreative ideer, kulturelle og språklige avsjekker, lokal operativ bistand – eller rett og slett bare litt lokal innsikt. Alle har én ting felles – vi er spesialister på B2B-markedet i våre respektive land.