Arrangementer er en nyttig arena for virksomheter i 2018. Ved å arrangere et seminar eller en konferanse får selskapet vist frem nye produkter eller tjenester og posisjonert seg i markedet. Det er også en fin anledning til å snakke med kunder, partnere og potensielle kunder ansikt til ansikt.

Et arrangement gir mulighet til å besvare spørsmål kunden ikke visste at de hadde – men først må du få dem til å komme.

Strategisk bruk av kommunikasjon i forkant av arrangementet vil hjelpe deg med å nå målgruppen og fylle deltakerlisten med de rette menneskene. Under har vi listet opp fire punkter som kan hjelpe deg å lykkes.

Landingsside

Landingssiden til arrangementet bør ligge på din egen nettside. For det første fordi all trafikk i kommunikasjonen vil ledes til egne sider der kunden kan finne mer informasjon. For det andre fordi målingsverktøy som Google Analytics gir deg innsikt i hvilket innhold som konverterer besøkende til påmeldte.

Landingssiden bør inneholde agenda og påmeldingsskjema. Bloggposter bør, som standard, lenke til landingssiden med formål om påmelding. Unngå klikkbare navigasjonsknapper eller andre forstyrrende elementer – disse kan lede kundens oppmerksomhet vekk fra målet.

Agenda

Ta et dypdykk ned i agendaen og finn de gode historiene. Dette bør være utgangspunktet for kommunikasjonen. Troverdig innhold gjennom historiefortelling sikrer at publikum blir kjent med deg og dine tilbud – i god tid før arrangementet. På den måten kommer kunden forberedt, nysgjerrig og kanskje til et forhåndsavtalt møte?

En god miks av interne ressurser og eksterne talere gir troverdighet til arrangementet og et godt grunnlag for å lage innhold som engasjerer – også utenfor organisasjonen.

Innhold

Siden målet med innholdet er å trekke kunder til arrangementet, må innholdet skreddersys til målgruppen(e). Disse kan ha forskjellig oppfatning av hva som er interessant, og du bør heller skrive flere korte bloggposter med ulik målgruppe enn én lang, som skal favne om alle.

Les mer om hvordan du skriver en god bloggpost

For å sikre at du når ut på riktig måte med de riktige budskapene må du også engasjere virksomhetens egne ansatte og fagfolk. Bruk disse som intervjuobjekter og kommuniser deres fortreffeligheter på en måte som er skreddersydd beslutningstager – og alle påvirkere i en kjøpsprosess.

Eksempler på godt innhold kan være en spennende case som skal presenteres, nye produkter som skal vises frem (og hvilken verdi produktet tilfører kunden), nye tilnærminger til kjente problemstillinger etc.

Innholdet må spres av selskapets egne ansatte direkte til målgruppen via e-post, eller indirekte gjennom sosiale kanaler.

Målgruppe og kanalmiks

Det hjelper ikke å lage godt innhold om det ikke når målgruppen. En liten målgruppeanalyse hjelper deg langt på vei. Hvem er målgruppen? Hvilke roller har de ulike beslutningstakerne?

Innholdet bør som nevnt skreddersys til de ulike målgruppene, og de bør naturligvis spres der målgruppen befinner seg. Er det Facebook, LinkedIn eller begge plattformene? Spre innholdet via organiske poster – og bruk målrettet annonsering ved behov. Benytt egne ansatte som ambassadører, og be dem dele i sosiale kanaler. Spør gjerne også intervjuobjektet og eventuelle partnere av virksomheten om å dele.

Dersom du velger annonsering for å nå ut med det gode innholdet, bør du ha en lengre tidshorisont for å gi innholdet tid til å leve, spesielt på LinkedIn, der et fåtall er innom hver dag.

Tre tips for å komme i gang:

Avhengig av hvor omfattende arrangementet er, kan du ta utgangspunkt i punktene under og skalere opp eller ned etter hva som er hensiktsmessig.

• Bruk egen nettside som digitalt nav. Fra denne skal du spre interessant innhold og legge til rette for påmelding/møtebooking.
• Lag en artikkelserie på 3-12 poster (basert på arrangementets størrelse) der innholdet skal engasjere, forklare, underholde og informere.
• Bruk troverdigheten til dine ansatte når innholdet skal spres og deles. Spre innholdet i kanaler som du vet at målgruppen benytter.

Dell EMC Forum (tidligere Future Ready Tour) samler Dell EMCs viktigste samarbeidspartnere og kunder, og er en del av en konferanseserie som arrangeres over hele Europa. I 2015 hentet Iteo og Dell hjem en europeisk høythengende innovasjonspris for digital markedsføring i in2Sabre-awards 2016for sitt arbeid med å tiltrekke seg deltagere til konferansen.

En helt ny konferanseform

I 2016 skulle Iteo på ny bistå Dell EMC i arbeidet med Dell EMC Forum. Nytt av året var den nytenkende markedssjefens ideer til en helt ny form for konferanse der hver deltager selv måtte bygge sin egen agenda. Valget stod mellom 100 sesjoner, 70 ulike foredragsholdere, 26 parallelle sesjoner, 4 «silent theater»-sesjoner og flere møterom som kunne bookes ad-hoc for å møtes og bygge nettverk. Årets konferanse tilbød med andre ord ikke et fastsatt agendaløp man kunne følge fra start til slutt.

Dette ga to store utfordringer, som skulle løses med lavere budsjett og på kortere tid:

1. Hele Ullevaal Business Class på Ullevål Stadion måtte fylles
2. Alle deltagere måtte laste ned og ta i bruk den nye konferanseapplikasjonen spesielt utviklet for å bygge sin egen agenda på Dell EMC Forum

For ikke å snakke om at under hele planleggingen visste vi egentlig ikke hvem som var arrangør, fordi datoen for fusjonen mellom Dell og EMC lot vente på seg.

En siste utfordring kom da Dell og EMC ble fusjonert dagen før arrangementet. Dette ble klart en uke før Dell EMC Forum og gjorde konferansen til verdens første arrangement med både Dell og EMC. For oppdragsgiver og byrå ble det nødvendig å raskt snu seg rundt og rebrande nettside, arrangement og kommunikasjon i forbindelse med Dell EMC Forum (som opptil dette var kalt Future Ready Tour).

Godt innhold er løsningen

Det viktigste mantraet ble å jobbe smartere, framfor hardere. Dell EMC har de siste årene satset hardt på innholdsmarkedsføring og dette var retningen som ble lagt også for Dell EMC Forum. Sammen med interne ambassadører la vi opp til en detaljert innholdsplan som skulle skape engasjerende innhold som ansatte og partnere kunne dele med interessenter, kunder og partnere for å bidra i arbeidet med å sikre deltagere.

I korte trekk ble løsningen å:

• Bruke den lokale DellEMCbloggen.no som digitalt nav
• Produsere 14 bloggposter som viste hvorfor man burde ta turen til Dell EMC Forum. Innholdet rettet seg mot de viktigste beslutningstakerne i alle relevante vertikaler og posisjoner
• Bruke nettverket til partnere og ansatte for å dele innholdet og sikre påmeldinger. Hver bloggpost ble distribuert internt til ansatte og partnere med oppfordring om å dele med kontakter dette kunne være relevant for
• Media ble kontaktet før arrangementet, og oppdatert på interessante foredragsholdere
• Alle bloggposter fremhevet den nyutviklede applikasjonen med oppfordring om å allerede begynne å bygge sin egen agenda

Knuste prisvinnende rekord

Ved å aktivt jobbe mot egne ansatte og partnernettverket knuste vi alle rekorder:

• 700 deltagere registrerte seg til konferansen, 77 prosent bedre enn i 2015
• 4 dager før arrangementet måtte Dell EMC stenge påmeldingen fordi det var fullt
• 78 deltagere møtte opp i døren uten å være registrert i forkant, disse kom som et direkte resultat av innholdet på DellEMCBloggen.no. Dette er en økning på 56 prosent siden 2015
• Dell EMC fikk omtale i media i forkant og etter arrangementet i de to viktigste IT-mediene
• Den originale fremgangsmåten og strategiske bruken av partnernettverk ble rost av Dell EMCs viktigste partnere
• Tilbakemelding fra ansatte og den lokale markedsavdelingen er at godt innhold fungerte bedre enn tradisjonell markedsføring. Flere delte innholdet både i sosiale medier og via mail med relevante kontakter
• Vi opplevde i tillegg en markant økning på bloggen fra forrige kampanjeperiode med 65 prosent flere sidevisninger i kampanjeperioden

Dell EMC har fått positive tilbakemeldinger både internt og fra partnere:

– Vi er utrolig fornøyd med arbeidet Iteo gjorde med Dell EMC Forum 2016. At vi klarte å sprenge deltagerrekorden med så god margin var over all forventning. Det var en engasjerende måte for oss internt å bygge deltagere ved å pushe oss selv til å finne gode historier og produktløsninger som burde fremheves. Ved å dele dette gjennom ansatte og partnernettverket har vi klart å kommunisere bedre enn noen gang tidligere, sier Kenneth de Brucq, markedssjef for Dell EMC i Norge.

#DetvarIteo

Iteo jobber etter en modell som vektlegger målbare resultater basert på god innsikt. Dette er en strategi vi legger til grunn i alt vi gjør. For Dell EMC Forum betød dette at vi hentet ut verdifull erfaring fra 2015, og forbedret metodikken. I dagens hektiske hverdag vil enhver bransje oppleve utfordringer ved å invitere til større konferanser. Det er ikke lenger nok å kun lene seg på en etablert merkevare for å trekke deltagere. I dag må man, gjennom målrettet og engasjerende innhold, vise hvorfor målgruppen skal bry seg og hvorfor de skal sette av tid til akkurat deg og din konferanse.

– Iteo har vært en god strategisk partner i jobben med å bruke innhold for å sikre påmeldinger. Det er avgjørende å tenke nytt rundt slike konferanser, og vi vil fortsette å foredle den måten å jobbe på, sier de Brucq som unnlater å fremheve at det var han og hans team som gjorde det viktisgte: Utviklingen av et superspennende konferansekonsept som det var en fryd å markedsføre.

Når gigantmessen for energi-industrien, ONS, åpner dørene 29. august har slaget om oppmerksomheten foregått lenge. Nær 1200 aktører har noe de skal selge på sine stander. De har planlagt og investert i måneder og år for å sikre maksimal avkastning. Hundrevis av millioner brennes av på få dager. Håpet er at egen markedsføringsrakett blinker sterkere enn alle andre på en kveld der alle ukritisk skyter opp fyrverkeri.

Vet du om dere får avkastning på investeringen?

Undersøkelser viser at opptil 20 prosent av markedsbudsjettet brukes på konferanser. I ett ONS-år er trolig prosentandelen mye høyere hos mange. I en tid der hver dollar må vendes flere ganger, har de færreste luksusen til å gjøre tiltak som ikke kan regnes hjem i form av økt salg eller nye kontrakter.

Dette er den første av tre bloggposter:
– Nummer 2 tar for seg hvordan man vinner under konferansen
– Nummer 3 tar for seg hva som må gjøres etter konferansen

Utfallet av investeringene er vanskelig å måle. Veldig ofte møtes publikum med blendende stander der kaffen er gratis og brosjyrene er fulle av glans. Apper, droner, interaktive spill og fancy presentasjoner har vært normen. Utfordringen er at alt for mange bruker veldig mye penger på å sikre seg en stopp-effekt. Hva om du kunne engasjere målgruppen lenge før de kom til konferansen?

Iteo har levert flere prosjekter med oppsiktsvekkende resultat, deriblant Europas mest innovative kommunikasjonsprosjekt som du kan lese om her

Kommunisere til hodet OG hjertet

Oppskriften er troverdig innhold og historiefortelling som sikrer at publikum blir kjent med deg og dine tilbud før ONS åpner. Slik at kunden kommer forberedt, nysgjerrig og kanskje til et forhåndsavtalt møte?

Vi mennesker er like enkle som vi er kompliserte. Skal vi overbevises må vi påvirkes med årsaker som gjør at det føles riktig å ta beslutningen. Når det emosjonelle er på plass bruker vi det rasjonelle hodet til å overbevise oss selv om at vi har fattet korrekt beslutning. Derfor bør man bruke historiefortelling som virkemiddel, og innpakningen må være relevant, tillitvekkende og tilpasset målgruppen. Vinklingen på markedsmaterialet bør komme i en kreativ form der man gir publikum troverdig beslutningsgrunnlag.

Vi vet hvordan man kommuniserer på en måte som fanger ingeniørens interesse. Les mer her

Slik lykkes du før ONS

Iteo og søsterbyrået Fifth Ring fra Aberdeen har utviklet en global markedsføringsmodell som er fremtidsrettet og gir større avkastning på lavere investeringer. Den er skreddersydd for å engasjere et kresent publikum, og beskriver hvordan man får den beste avkastningen med innholdsmarkedsføring. Ved å gi publikum argumenter for hvorfor de skal bruke sin dyrebare tid på å lytte til hva akkurat du har å si. Oppskriften:

• Bruk egen nettside som digitalt nav. Fra denne skal man spre interessant innhold og legge til rette for påmelding/møtebooking.
• Lag en artikkelserie på 8-12 poster der innholdet skal engasjere, forklare, underholde og informere.
• Bruk troverdigheten til dine ansatte når innholdet skal spres og deles.

For å sikre at man når ut på riktig måte med de riktige budskapene må man engasjere virksomhetens egne ansatte og fagfolk. Derfor må man løfte frem selskapets egne fagfolk og hjelpe dem kommunisere sine fortreffeligheter på en måte som er skreddersydd beslutningstager – og alle påvirkere i en kjøpsprosess. Dette innholdet må spres av selskapets egne ansatte direkte til målgruppen via e-post, eller indirekte gjennom sosiale kanaler.