At tidligere kontakter nå ikke får med seg, eller ignorerer forespørslene dine om å gi nytt samtykke har både fordeler og ulemper. Fordelen er at du sitter igjen med kundene som vil høre fra deg. Ulempen er forklaringsproblemene det gir deg overfor resten av virksomheten din.

Slik får du kontaktene dine tilbake:

1. Benytt muligheten til å rydde i kontaktene dine

Se på denne tiden som en sjanse til å finne ut hvilke kontakter det er verdt å jobbe for å få tilbake, og hvilke det er greit å la gå. Fokuser aktivitetene dine på de kontaktene som har vist interesse for deg. Det er mye mer lønnsomt enn å forsøke å vinne tilbake kontakter som ikke er interessert, da disse sannsynligvis ikke vil gi verdi til virksomheten din.

2. Ha et effektivt nettsted

Nettstedet ditt er driveren i kommunikasjonen med kunder, leads og interessenter. Uten et godt nettsted blir det vanskelig å bygge opp databasen din. Definer hva målet med nettstedet ditt er og finn ut hvilken rolle den har i virksomheten din. Tenk gjennom hvilke konkrete handlinger du ønsker at potensielle kunder skal gjøre. Nettstedet bør være en informasjonsdatabase som tiltrekker seg alle spørsmål relatert til ditt selskap og din industri. Dette vil gjøre at den genererer trafikk.

3. Innhold, innhold, innhold

Selv om du legger ned mye arbeid i å bli GDPR-tilpasset er det viktig å ikke glemme den største grunnen til at kontaktene dine vil høre mer fra deg, nemlig det interessante innholdet du produserer. Fortsett å planlegge, produsere og distribuere rett innhold i rett kanal. Uten en jevn strøm av nyttig innhold vil kundene kunne miste interessen, og det å gi sitt samtykke på nytt kan for kontakten føles som en lang vei å gå.

4. Lever innhold med nytteverdi

Nøkkelen til å vekke interessen til kontaktene dine er kunnskap om spørsmålene de har og lett tilgjengelig innhold i digitale kanaler som besvarer disse. Din kommunikasjon må svare på det kunden søker etter og innholdet må være godt nok til at kontakten ønsker mer informasjon fra deg. For å oppnå dette må du tilpasse innholdet etter hvor i kundereisen målgruppene er. Blogg er en kanal som egner seg godt til å dele kunnskap og holde kontakten med kundene dine, uten å fremstå som masete.

5. Vær tydelig på hva du vil at kontakten skal gjøre

Sørg for å ha tydelige call-to-actions i innholdet ditt. Hvorfor kontakten skal velge dine produkter eller tjenester må komme klart og tydelig frem. Har du først klart å gjøre kontakten interessert i å få mer informasjon fra deg gjennom godt innhold, er det kjedelig å gå glipp av muligheten fordi kontakten ikke visste hvor hun skulle legge igjen kontaktinformasjonen sin. Sørg for å ha minst én call-to-action på hver produktside på nettsiden, i blogginnlegg og når du gjør bunnen-av-trakten-annonsering i sosiale medier.

6. Synlig påmelding til nyhetsbrev

Sørg for at det er enkelt for potensielle kunder å melde seg på nyhetsbrevet ditt. Ha en synlig påmeldingsknapp på nettstedet ditt, i sosiale medier og andre digitale plattformer du bruker. Husk også å overholde GDPR ved å ha en synlig avmeldingsknapp.

7. Smart spredning

Det er viktig å ha en god plan for hvordan du skal spre innholdet ditt slik at flest mulig i målgruppen din ser det. Sørg for at innhold du har på nettsiden rangerer godt for relevante søkeord, slik at du kan plukke opp relevant trafikk som aktivt søker etter dine produkter eller tjenester (SEO). Konkurransen for organisk synlighet kan være hard og det tar tid å bygge opp nettsiden for å generere organisk trafikk. Derfor bør man også komplimentere med søkemotormarkedsføring som google AdWords, som lar deg kjøpe synlighet blant Googles søkeresultater.

Skap også oppmerksomhet rundt innholdet ditt på sosiale medier. Jo bedre innhold du har, desto mer vil det engasjere publikum og spres til andre. Godt innhold bør også promoteres for å hjelpe det til å nå enda flere personer. I tillegg kan du bruke annonser for å kommunisere enda mer målrettet mot en spesifikk gruppe og spisse budskapet ditt mer.

8. Systematiser kommunikasjonen med kontaktene

For å kunne tilpasse innholdet etter kontaktenes kundereise trenger du et system. En plattform for marketing automation gir deg muligheten til å følge opp kontakter og leads, og segmentere dem på en god måte. Det gjør at du blir mer treffsikker i innhold og budskap ut mot kundene dine. Ikke minst, du kan automatisere store deler av prosessen. Dette skaper en bedre opplevelse for kundene dine og kan gi virksomheten din økt verdi.

Et godt marketing automation verktøy hjelper deg i tillegg med å håndtere samtykker slik at du kan overholde GDPR-reguleringene på en god måte. Husk at du til enhver tid må kunne bevise at de du markedsfører til har gitt aktivt og informert samtykke til at du kan kontakte dem. Ledende aktører som Hubspot gjør samtykkeprosessen smertefri for alle involverte.

Tenk på en tradisjonell B2B-forhandling, dominert av selgere og basert på kontakt ansikt-til-ansikt. Selgere kunne tolke kundenes kroppsspråk og nyanser i ansiktsuttrykk, som hevede øyebryn, nikk eller armer i kors. De flinkeste selgerne kunne si mye om hvorvidt en potensiell kunde var klar for et kjøp eller ikke, basert på denne informasjonen.

Disse ferdighetene holder ikke lenger. I dag er det lett å innhente informasjon om et produkt eller en tjeneste på egenhånd. Selgere får mindre og mindre tid ansikt-til-ansikt med potensielle kunder. Kundene er mer velinformerte, og har større innflytelse på forhandlingsprosessen.

Din neste kunde har sannsynligvis undersøkt og vurdert dine produkter og tjenester lenge før noen fra salgsteamet ditt involveres. Kontakt med salgsteamet ditt er kanskje det siste steget i kundereisen, noe som begrenser deres påvirkningskraft og ekspertise kraftig.

Digitalt kroppsspråk

Det digitale kroppsspråket omfatter blant annet:

• Besøk på nettstedet ditt
• Nedlastning av informasjon
• Søk etter nøkkelord

På mange måter avslører digital oppførsel et mer nøyaktig bilde av interessen og intensjonene til en mulig kunde. Ved å analysere for eksempel hvor nylig, hvor ofte og hvor lenge noen besøker dine nettsider, hva de klikker på og hva de laster ned, kan du skape et godt bilde av bekymringene og motivasjonen til dine besøkende.

Utfordringen med digitalt kroppsspråk, er at det i stor grad er usynlig for salgsteamet ditt. Innen en selger er oppmerksom på den elektroniske dialogen som foregår mellom bedriften og et prospekt, er det som oftest for sent å påvirke kjøpsprosessen.

Tilgangen på informasjon har forenklet vurderingsfasen til kjøperne, og de gjør en stor del av researchen online. «Ingen» ber om informasjon fra selgere lenger. I stedet finner de denne informasjonen selv, og nettstedet ditt er nøkkelkilden for den informasjonen.

Dette tvinger fram et nødvendig, tett forhold mellom salg- og markedsavdelingen din. Markedsavdelingen må samle inn informasjon om aktivitet som foregår på dine flater, og gi den videre til selgerne, når de ser at et prospekt virker klart til å handle.

Det positive, er at den digitale utviklingen ikke bare har gjort det enkelt for kjøperen.

Seks tips

Med relativt små grep kan du legge til rette for at din bedrift kan tilpasse salg- og markedsprosesser for å håndtere og måle digitalt kroppsspråk. Det finnes mange måter å samle data og analyser som kan øke din forståelse av hvordan du kan hjelpe dine kunder.

Skal du høste fordelene med digitalt kroppsspråk, har vi seks tips:

1. Samle data om digitalt kroppsspråk ved å integrere marketingkanaler på én markedsføringsplattform for å bygge omfattende profiler om dine leads.
2. Kommuniser digitalt kroppsspråk til salgsteamet ved å integrere marketing-systemet med ditt CRM (for eksempel HubSpot).
3. Vurder digitalt kroppsspråk ved å bruke et poengsystem for leads, som sammenligner prospektenes eksplisitte informasjon mot implisitte indikatorer på kjøpsvilje.
4. Akselerer salgsprosessen med sanntidsvarslinger om prospekters aktivitet på nettsiden deres.
5. Dyrk prospektenes digitale kroppsspråk med kampanjer som trekker dem til nettsiden din.
6. Bekreft markedsføringskostnadene med målesystemer som viser markedsføringens påvirkning på omsetning og salgstrakt.

Arrangementer er en nyttig arena for virksomheter i 2018. Ved å arrangere et seminar eller en konferanse får selskapet vist frem nye produkter eller tjenester og posisjonert seg i markedet. Det er også en fin anledning til å snakke med kunder, partnere og potensielle kunder ansikt til ansikt.

Et arrangement gir mulighet til å besvare spørsmål kunden ikke visste at de hadde – men først må du få dem til å komme.

Strategisk bruk av kommunikasjon i forkant av arrangementet vil hjelpe deg med å nå målgruppen og fylle deltakerlisten med de rette menneskene. Under har vi listet opp fire punkter som kan hjelpe deg å lykkes.

Landingsside

Landingssiden til arrangementet bør ligge på din egen nettside. For det første fordi all trafikk i kommunikasjonen vil ledes til egne sider der kunden kan finne mer informasjon. For det andre fordi målingsverktøy som Google Analytics gir deg innsikt i hvilket innhold som konverterer besøkende til påmeldte.

Landingssiden bør inneholde agenda og påmeldingsskjema. Bloggposter bør, som standard, lenke til landingssiden med formål om påmelding. Unngå klikkbare navigasjonsknapper eller andre forstyrrende elementer – disse kan lede kundens oppmerksomhet vekk fra målet.

Agenda

Ta et dypdykk ned i agendaen og finn de gode historiene. Dette bør være utgangspunktet for kommunikasjonen. Troverdig innhold gjennom historiefortelling sikrer at publikum blir kjent med deg og dine tilbud – i god tid før arrangementet. På den måten kommer kunden forberedt, nysgjerrig og kanskje til et forhåndsavtalt møte?

En god miks av interne ressurser og eksterne talere gir troverdighet til arrangementet og et godt grunnlag for å lage innhold som engasjerer – også utenfor organisasjonen.

Innhold

Siden målet med innholdet er å trekke kunder til arrangementet, må innholdet skreddersys til målgruppen(e). Disse kan ha forskjellig oppfatning av hva som er interessant, og du bør heller skrive flere korte bloggposter med ulik målgruppe enn én lang, som skal favne om alle.

Les mer om hvordan du skriver en god bloggpost

For å sikre at du når ut på riktig måte med de riktige budskapene må du også engasjere virksomhetens egne ansatte og fagfolk. Bruk disse som intervjuobjekter og kommuniser deres fortreffeligheter på en måte som er skreddersydd beslutningstager – og alle påvirkere i en kjøpsprosess.

Eksempler på godt innhold kan være en spennende case som skal presenteres, nye produkter som skal vises frem (og hvilken verdi produktet tilfører kunden), nye tilnærminger til kjente problemstillinger etc.

Innholdet må spres av selskapets egne ansatte direkte til målgruppen via e-post, eller indirekte gjennom sosiale kanaler.

Målgruppe og kanalmiks

Det hjelper ikke å lage godt innhold om det ikke når målgruppen. En liten målgruppeanalyse hjelper deg langt på vei. Hvem er målgruppen? Hvilke roller har de ulike beslutningstakerne?

Innholdet bør som nevnt skreddersys til de ulike målgruppene, og de bør naturligvis spres der målgruppen befinner seg. Er det Facebook, LinkedIn eller begge plattformene? Spre innholdet via organiske poster – og bruk målrettet annonsering ved behov. Benytt egne ansatte som ambassadører, og be dem dele i sosiale kanaler. Spør gjerne også intervjuobjektet og eventuelle partnere av virksomheten om å dele.

Dersom du velger annonsering for å nå ut med det gode innholdet, bør du ha en lengre tidshorisont for å gi innholdet tid til å leve, spesielt på LinkedIn, der et fåtall er innom hver dag.

Tre tips for å komme i gang:

Avhengig av hvor omfattende arrangementet er, kan du ta utgangspunkt i punktene under og skalere opp eller ned etter hva som er hensiktsmessig.

• Bruk egen nettside som digitalt nav. Fra denne skal du spre interessant innhold og legge til rette for påmelding/møtebooking.
• Lag en artikkelserie på 3-12 poster (basert på arrangementets størrelse) der innholdet skal engasjere, forklare, underholde og informere.
• Bruk troverdigheten til dine ansatte når innholdet skal spres og deles. Spre innholdet i kanaler som du vet at målgruppen benytter.

ID BBN har akkurat publisert undersøkelsen ”Nordic Marketing Automation Sophistication Index” for 2018, som viser hvordan Norden ligger an på automatisert markedsføring (inbound/marketing automation/MA).

Marketing automation fungerer

Til tross for at marketing automation er forholdsvis nytt her i Norden, opplever likevel hele 98 prosent at verktøyet hjelper dem å nå markedsmålene sine. Ni av ti hevder MA hjelper bedriftene å nå overordnede strategiske mål også. Videre sier åtte av ti at de er fornøyd med resultatene de har oppnådd så langt, og ni av ti (88 %) mener MA gir god valuta for pengene. Gjennomsnittlig tilfredshet er 70 prosent ifølge ID BBN.

Når det gjelder kunnskapsnivåene i Norden sier 35 prosent av de spurte at de har grunnleggende ferdigheter i MA. Halvparten (49 %) sier de er trygge på bruk av verktøyene, mens 16 prosent anser seg selv som eksperter. Det de fleste markedsførere i Norden derimot mener er den største utfordringen med marketing automation, er dataintegrering – tidligere omtalt som en av tre suksessfaktorer for MA.

Suksess så langt

Når man ser på resultatene til markedsavdelingene som har tatt i bruk marketing automation, er det ikke overraskende at brorparten er fornøyde. Hele 85 prosent av markedsavdelingene forteller at de har opplevd en økning i inntektene etter at de startet med marketing automation. En av tre (31 %) sier dessuten at de har sett en «vesentlig» økning. All økningen kan nok ikke tilskrives marketing automation, men det er neppe tilfeldig.

– Undersøkelsen viser at de største fordelene nordiske markedsførere opplever med marketing automation er bedre budskap og innhold ut til kundene, større innsikt i konverteringsfasene og bedre håndtering av leads. I tillegg sier to av fem (41 %) at de sparer mer tid enn før, forteller Andreas Nygaard, digital strateg i Iteo.

Hvis vi ser på hva markedsførere strever med, kan vi få en pekepinn på hva vi må bli bedre på i framtiden. Dataintegrering er den største barrieren, men også integrering av teknologi. Bare en tredjedel (31 %) opplyser om at MA er integrert med deres CRM-systemer. Halvparten (53 %) mener teamet deres mangler kunnskap og ferdigheter, og 45 prosent sier at mangel på ressurser holder dem tilbake. Mangelen på tid og talent kan få betydning for MA-programmene på lang sikt, og bør derfor adresseres før man faller for langt bak.

– En siste ting som kan og bør bli bedre er, ifølge undersøkelsen, måling av resultater. Bare en av fem sier de har en formell måleprosedyre på plass, mens nesten 60 prosent sier de måler uformelt. De resterende 20 prosentene sier de ikke måler resultatene i det hele tatt, avslutter Nygaard.

God forståelse for teknologi

Håvard Ruud (27) inntok lokalene allerede 1. februar som junior kommunikasjonsrådgiver. Med Håvards lugne og fine humør gikk det ikke lange tiden før 27-åringen fra Elverum ble en del av Iteo-gjengen. Håvard har en solid masterutdanning i PR og strategisk kommunikasjon fra Dublin, flere års journalisterfaring fra lokalaviser og et internship som innholdsprodusent i Newslab i Oslo, og kommunikasjonsrådgiver hos Beachhut PR i Dublin. Selv beskriver han seg som en ”geek” med en stor forkjærlighet for teknologi og betydelig interesse for kommunikasjonsfaget. En match som neppe kunne vært bedre for Iteo!

– Jeg er veldig imponert over kunnskapen til alle som jobber her, og hvor integrert Iteo tenker kommunikasjon og resultater. Jeg kjenner på en stolthet, og bitte litt ærefrykt, hver gang jeg forteller noen at jeg jobber her, forteller Håvard.

– Jeg opplever også at Iteo satser og har tro på meg, og gir meg muligheten til å utvikle meg. Det føles allerede som om jeg har vært her mye lenger enn én måned, og jeg kan trygt si at Iteo lever opp til tittelen som Norges hyggeligste byrå.

 

Merkedag i Iteo

På årets 1. mars hadde vi mye å feire. Ikke bare er det dagen da Iteo ble etablert og partner Brit Ingvild Holmem begynte i 2011, men det var også et år siden Silje Bredby og Gitte Sethereng begynte, Espen Skogheim Haugen og Mattis Wennemo endte prøvetiden og fikk fast ansettelse, og det var første dag for enda to nye kollegaer; Fredrik del Pozo og Elin Berg Hennum.

Fredrik del Pozo (27) kom fra en stilling som teknisk rådgiver for Posten og Bring, men etter tre år der ønsket han å utvikle sin kompetanse innen digital markedsføring. Det var dette som førte den blide og entusiastiske drammenseren til Iteo, hvor han nå skal jobbe som junior digitalrådgiver og hjelpe kunder med design, webutvikling og video.

– Det å kunne lære prosesser og teknikk av såpass dyktige medarbeidere, er en drøm som går i oppfyllelse. For en tech-nerd som meg, er det nesten litt rørende å se mangfoldet av likesinnede som hele tiden er ute etter at de rundt seg skal yte maksimalt. Jeg gleder meg til å bære den oransje drakten og representere Iteo i alle ender av den digitale jungelen, sier Fredrik.

For utenom jobben i Posten og Bring har Fredrik også vært grafisk designer i Forsvaret, og i tillegg hatt sitt eget start up-prosjekt der han hjalp mindre bedrifter med nettsider, annonsering og grafisk innhold.

Den 1. februar begynte også en blid og utadvendt Elin Berg Hennum (29) hos Iteo. Elins brennende interesse for målrettet kommunikasjon, skriving og rådgivning vil komme godt med når hun nå skal jobbe som kommunikasjonsrådgiver fremover. Elin hadde første kundemøte første dagen på jobb, og er allerede i full gang.

– Jeg syns det er utrolig spennende å få lov til å jobbe med kunder fra forskjellige bransjer. Å kunne levere godt innhold og løse ulike kommunikasjonsoppgaver krever at jeg må sette meg inn i problemstillinger, utfordringer og muligheter i deres bransjer, og da lærer jeg mye nytt. Det passer meg veldig fint, sier Elin.

I tillegg til det bankende kommunikasjonshjertet, er 29-åringen også over gjennomsnittlig glad i å reise. Hun startet derfor studiene med en bachelor i reiseledelse og jobbet så tre år i reisebyrået GoXplore med blant annet innholdsproduksjon. Deretter fulgte en jobb i markeds- og kommunikasjonsavdelingen ved Høyskolen Kristiania, samtidig som hun tok kommunikasjonsstudier. Nå har den målrettede holdningen ført henne inn dørene hos Iteo.

– Jeg føler at jeg er akkurat der jeg skal være, nå som jeg er kommunikasjonsrådgiver i Iteo. Jeg ser frem til å få jobbe med kommunikasjon og innhold for mange spennende kunder, og kanskje blir det noen reiselivsaktører etter hvert også, sier en smilende Elin.

 

Nye spennende kunder

Det ble tydelig allerede i høst da Iteo fikk en rekke spennende leads, og nye kunder, at det var behov for flere ressurser, spesielt innen kommunikasjon og innholdsproduksjon. Rekrutteringen ble iverksatt i begynnelsen av desember i fjor.

– Vi jobber konstant for å sørge for at teamene våre utfyller hverandre i forhold til kompetanse og erfaring, og at vi kan fylle på med ny kunnskap som kundene våre kan dra nytte av, sier Tina Tharaldsen, leder for kommunikasjon og rekruttering. – I utgangspunktet var planen å ansette en ny kommunikasjonsrådgiver og vi endte opp med å ansette tre, i tillegg til en digital rådgiver i samme slengen. (Red: Den tredje kommunikasjonsrådgiveren begynner i mai).

– Iteo har nå blitt 20 ansatte, som er stort for oss. Elin, Fredrik og Håvard, har raskt funnet seg til rette og kommet godt i gang med kundearbeidet. De har allerede bevist at de er uredde, dyktige og målrettede rådgivere som er sultne på å lære og utvikle seg, så vi gleder oss stort over å ha dem på teamet, avslutter Tina.

Likevel er det mange som ennå ikke har sett omfanget av endringene som kommer, og hva disse vil bety for bedriften de jobber i. Noen stikker hodet i sanden, andre innser at tiden frem til reglene trer i kraft er kort og begynner å få panikk.

Hvordan skal man klare å markedsføre til potensielle kunder når man må ha tillatelse til å markedsføre?

Hva kreves egentlig for å følge reglene?

Hva må vi gjøre nå?

Dette er spørsmål som kverner rundt i mange markedsførings-hoder om dagen.

Ikke få panikk, men du må begynne prosessen NÅ!

1. Forstå det grunnleggende – bli kjent med reglene og hvordan de påvirker ditt arbeid og din organisasjon.
2. Dykk ned i detaljene – Du må forstå hva personlig data betyr, og hvor du finner data du har lagret.
3. Vær tydelig om samtykke – Du må forstå hva samtykke er, at du har fått dette frivillig og at du har tydelig beskrevet hva du skal bruke dataene til.
4. Kontroll på geografien – Du må vite hvor dataene dine lagres og at dine leverandører følger reglene om at data skal lagres i EU.
5. Skap to-stegs samtykke – Du må forsikre deg om at du har tillatelse fra rett person
6. Gjør det enkelt å håndtere dataene – Data skal håndteres sikkert, du må derfor få kontroll på hvor data er lagret, helst gjennom et sentralt system.
7. Retten til å bli slettet – Du må kunne bevise at du sletter data dersom en person ber om at hans eller hennes data slettes.

GDPR er omfattende og komplisert. Det vil kreve store endringer i hvordan selskaper jobber med sin markedsføring, og hvordan det samler og bruker data. Bruk tiden frem til GDPR trer i kraft i Norge 1. juli 2018 godt. Hvis ikke risikerer du å starte på bar bakke fordi du ble nødt til å slette hele databasen som følge av manglende innhenting av samtykke, og tillatelse, til markedsføring.

Med forberedelser, gode rutiner og de riktige systemene i bunn, kan man løse utfordringene GDPR gir markedsførere.

Direkte markedsføring er for eksempel e-post, DM, SMS, eller ringe personer som ikke er kunder hos bedriften. Når man ber om samtykke eller tillatelse til å markedsføre til personer skal det tydelig gå frem hva man samtykker til. Det skal være enkelt å forstå og tydelig hva man sier ja til. Samtidig har man under de nye GDPR-reglene tydelige krav til hva slags informasjon man må gi brukerne rundt hvordan man behandler personinformasjon.

Hvordan du skal få samtykke til markedsføring under GDPR kan du lese mer om her.

Kort fortalt må samtykket et individ gir være gitt frivillig, og det skal ikke være noe rom for misforståelser i forhold til hva man sier ja til. Reglene krever også at samtykket skal være definert i varighet, at man som bedrift må kunne bevise samtykke og at det skal kunne trekkes tilbake når som helst.

Altså må man være tydelig når man bruker skjemaer på nettsiden. Det anbefales å ha en egen, ikke forhåndsutfylt avkryssingsboks hvor det er tydelig beskrevet at man gir sin tillatelse til at bedriften får lov til å bruke personens informasjon til å drive kommunikasjon og markedsføring til dem. Det er ikke tillatt å legge mange tillatelser inn i en og samme godkjenning, noe som betyr at det må være en egen boks for hver ting man ber om tillatelse til. Man kan heller ikke referere til tekst på en annen side.

For å sikre at personen er informert om alt som gjelder håndtering av data, sikkerhet og hvem som får tilgang til dataene sier GDPR-reglene at denne informasjonen kan ligge i personvernerklæringen som må ligge på bedriftens nettside.

Her ser du kravene til hvilken informasjon som må inkluderes i bedriftens personvernerklæring. Denne skal være lett tilgjengelig på nettsidene.

Informasjon som må inkluderes i personvernerklæringen:

• Identifisering og kontaktinformasjon til selskapet, og hvis det er aktuelt, selskapets representant og personvernansvarlig
• Hensikten med å samle dataene og de rettslige grunnene for at de samles
• Den juridiske interessen til selskapet eller tredjeparten, der det er aktuelt
• Hvilke kategorier av data som samles
• Hvem eller hvilken type firma som får tilgang til personopplysningene
• Detaljer om deling til selskaper utenfor EU og hvordan dette ivaretas
• Hvor lenge dataene oppbevares og hva som legges til grunn for å beholde dem så lenge
• Beskrivelse av personens rettigheter
• Retten til å trekke tilbake samtykke når som helst, der det er relevant
• Retten til å klage til rett myndighet (som i Norge er Datatilsynet)
• Kilden som persondataene kommer fra
• Hvorvidt levering av personopplysninger er en del av et lovbestemt eller kontraktsmessig krav eller forpliktelse og mulige konsekvenser av manglende vilje til å avgi av personopplysninger
• At det finnes automatiserte beslutningsprosesser, inkludert profilering og informasjon om hvordan beslutninger blir gjort, betydningen og konsekvensene.

Om du ønsker tillatelse til å fortsette markedsføring til personer du har i databasen din, bør du hive deg rundt allerede nå.

Sett deg i kundens sted. Innen kalenderen viser 1. juli vil alle bedrifter som har lagret informasjon om deg sende ut en e-post der de ber deg om samtykke til å fortsatt bruke disse dataene i markedsføringsøyemed. Selv abonnerer jeg på flere hundre nyhetsbrev. Når alle disse bedriftene skal sende meg en mail om å be om tillatelse til å fortsette vil det bli mye mail og mange bekreftelser. Jeg vil tippe at du, som meg, vil gå lei relativt raskt.

Du kan miste store deler av listen din om du ikke er rask

Men hva med din bedrift? Vil du være en av dem som kommer sent til festen, når invitasjonen ble sendt ut måneder i forveien? Sjansen for at kunden allerede har besvart et utall e-poster og nå flytter GDPR-spørsmål rett til søppelkassen vil nok øke jo nærmere 1. juli vi kommer.

Vår klare anbefaling er derfor at du, så raskt som mulig, sender ut en e-post der du ber om samtykke til å fortsette en markedsføringsdialog med kunden.

Før du gjør dette må du ha systemene på plass. Systemene skal sikre at du kan etterleve GDPR-reglene knyttet til lagring og sikkerhet, og at du skal kunne bevise innhentet samtykke. Personen skal også ha mulighet til å rette informasjonen, be om å bli slettet fra databasen din og trekke tilbake samtykke dersom han eller hun ønsker det. Vil du vite mer om hva som kreves for å få samtykke bør du lese vår bloggpost Hvordan du får samtykke.

Har du ikke samtykke må persondataene slettes

Dersom du ikke har innhentet samtykke fra personene i databasen din innen 1. juli 2018 må dataene slettes. Du kan ikke markedsføre bedriftens produkter og tjenester mot disse, heller ikke sende e-post for å be om samtykke etter denne datoen. Du har derfor bare tiden og veien, og vi anbefaler deg å være tidlig ute. Da har du større sjanse for å få tillatelsen du ønsker.

Før du kan informere de ansatte om de nye GDPR-reglene, er det viktig at du har gjort de riktige forberedelsene og satt rutinene for hvordan dere skal håndtere henvendelser rundt innsikt og sletting. Det anbefales også at bedriften har en oppdatert personvernerklæring slik at de som gir bedriften samtykke til å hente inn personlig informasjon , gjør dette under de rette forutsetningene.

Hvordan få med seg organisasjonen på GDPR

Det er de ansattes ansvar å følge GDPR-reglene. Brudd på reglene kan få konsekvenser for store deler av organisasjonen. Det er derfor smart å starte med å kommunisere det viktigste på en så enkel og forståelig måte som mulig. Det anbefales også at bedriften har en person eller et lite team som kan kontaktes for alle interne GDPR-spørsmål.

1. Opplæring av ansatte

Start med å gi en oversikt over hva GDPR vil si for de ansatte, og hvordan de nye rutinene vil påvirke bedriften og de ansattes hverdag. Deretter må det gis konkret opplæring i hvordan kunderelaterte data skal håndteres.

Finn ut hvor dagens data er lagret og rydd opp

For å få kontroll og skape nye rutiner, må alle potensielle kilder for data gjennomgås. Ansatte som har kundedata liggende lokalt, som kanskje bryter eksisterende retningslinjer, må derfor få tillatelse til å finne frem disse uten at det får konsekvenser.

Skap rutiner for hvordan overholde GDPR-reglene

Lag nye rutiner og regler for hvordan dere skal fange data, hvor disse skal lages og hvem som skal ha tilgang. Sørg også for at dere vet hvordan dere finner tilbake til dataene og hvordan de slettes. De nye rutinene og reglene må også innebære at dere får de tillatelsene dere behøver, og vet hva som skal gjøres dersom det oppstår sikkerhetsbrudd.

De ansatte må ikke hente ut kundedata fra systemer og lagre dette andre steder enn i kundeløsningene som CRM eller i fakturaløsninge. De kan heller ikke ringe, sende SMS eller e-post til potensielle kunder uten at det foreligger en tillatelse.

Selgernes forpliktelser rundt GDPR

I de fleste bedrifter er det foruten markedsavdelingen, selgerne som har kontakt med eksisterende og potensielle kunder. Innføringen av de nye GDPR-reglene gjør at selgere nå ikke lenger har lov til å kontakte potensielle kunder uten at de har selv bedt om det. Selgerne kan imidlertid få lov til å ta kontakt dersom de har en legitim interesse for det, som at produktet eller tjenesten bedriften tilbyr er «relevant og passende» .

Kreves samtykke

Har man ikke samtykke fra alle personene i dagens database innen 1. juli, må man rett og slett slette disse kontaktene. Les mer om hvordan man innhenter samtykke.

Det viktigste med GDPR er å få på plass rutinene og sørge for at hele organisasjonen er kjent med dem. På den måten blir arbeidet med å skape forståelse mye enklere.

Målet med reglene er forsterket vern om personlige data og at individer skal ha bedre kontroll på hva bedrifter lagrer av informasjon om dem. Skal du ha tillatelse til å sende e-post, sms, DM eller ringe en person må du innhente spesifikk tillatelse.

Hva betyr samtykke under GDPR?

«Samtykke skal gis gjennom en tydelig bekreftende handling som bekrefter at den er gitt frivillig, spesifikt, informert og entydig av personen om å behandle personlige data i relasjon til ham eller henne, for eksempel gjennom en skriftlig erklæring, elektronisk bekreftelse eller gjennom en muntlig uttalelse»

Ideen rundt at man må melde seg av selv dersom man ikke vil ha reklame, eller at noen ikke melder seg av er det samme som tillatelse til å kommunisere med personen er død. Når nye personvernregler innføres under GDPR vil man ikke lenger ha lov til å sende markedskommunikasjon til kunder eller leads dersom de ikke spesifikt har gitt tillatelse til det.

Krav til samtykke under GDPR-reglene

Det finnes regler for hvordan et samtykke skal innhentes.

• Samtykket skal være gitt frivillig – Dette betyr at man ikke kan ha ferdig utfylte avkrysningsbokser, eller sette det som krav for å laste ned noe, eller at man automatisk gir samtykke dersom man fyller inn et skjema
• Spesifikt og informert – Man må gi informasjon om hvem som får dataene og hva man trenger dem til
• Entydig – Det skal klart komme frem hva man sier ja til
• Det må klart fremkomme hvor lenge man gir samtykke for

Du må ha systemer som kan bevise samtykke

Bedrifter må kunne bevise når og hvor samtykket ble hentet inn. Dette setter krav til løsningen du bruker for å samle og lagre data. Reglene sier at det skal være et tydelig skille mellom et samtykke til markedsføring og bredere vilkår og betingelser. En tekst som presenterer hva personen gir samtykke til skal være enkel i formen, bruke tydelige, ikke-tekniske ord, unngå vag ordlyd og juridisk språk. Kort sagt presist og spesifikt.

For å sikre at personen er informert, kan detaljene ligge i personvernerklæringen. Dette tillater deg å gå i detalj slik det kreves av GDPR som er strengere enn dagens personvernlovgivning. Du kan lese mer om våre tips til personvernerklæringen her

Det viktigste er at du har gode systemer som håndterer dataene på en sikker måte, og som lar deg dokumentere når samtykket er gitt og at du kan hente ut denne informasjonen igjen på et senere tidspunkt. Systemet må også kunne gi brukeren muligheten til å oppdatere informasjonen om seg, trekke tilbake samtykket og gi mulighet for at en persons informasjon blir slettet.

Slik får du samtykke fra din eksisterende database

Dersom du ikke kan bevise at du har fått samtykke fra personene du har i databasen din i dag, må du faktisk slette disse fra databasen din innen 1. juli 2018. Vi har skrevet en egen artikkel om hvorfor du må være raskt ute om å be om denne tillatelsen.

Skal du be om samtykke fra alle i den eksisterende databasen anbefaler vi at du har et system på plass som kan håndtere alt vi har nevnt over i forhold til bevis, sikkerhet og muligheten for å trekke tilbake samtykket og be om å bli slettet. Når dette er på plass bør du så raskt som mulig sende ut en mail til hele basen og be om samtykke. Dette samtykket må ligge på en egen landingsside med et skjema og tydelige avkrysningsbokser for hva du ber om samtykke til. Du bør også ha oppdatert personvernerklæringen på nettsidene slik at du gir all den informasjon som kreves under GDPR.

Det er ikke lov å sende ut en e-post og si at dersom de ikke svarer så er det å regne som en automatisk tillatelse eller samtykke. Det må være en aktiv handling.